10.6.2020

Helpotuksesta kiukun kautta tasapainoon – ihana, kamala lomautus

Maanantai. Kello vähän yli kahdeksan. Olen juuri istunut kahvikuppi kädessä työpöydän ääreen. Uusi työviikko alkamassa. Olen jo mennyt jo laskuissa sekaisin monesko viikko etätöitä. Eikä minua edes oikeastaan kiinnosta. Alan olla tympääntynyt etätöihin. Ennen ne olivat mukavaa vaihtelua ja antoivat liikkumavaraa ja toivat helpotusta lapsiperheen arkeen. Mutta nyt. Jatkuvasti ja pakotettuna. En tykkää. Varsinkin kun lapsi pyörii jaloissa koko ajan ja ruokaa pitää laittaa about 10 kertaa päivässä (siltä se ainakin tuntuu). Ahdistaa.

Puhelin soi. Esimieheni soittaa. Mitähän sillä? Meillähän alkaa kohta toimiston etäpalaveri. ”Hyvää, huomenta, oletko jo työn touhussa… no kuule, nyt olis sitten se tilanne, mistä aiemmin kysyitkin, että onko sellanen mahdollista..” Ei tarvitse sanoa enempää. Tiedän jo. Lomautus. En kovinkaan tarkasti kuuntele,  mitä hän sitten sanoo. Puhelun toisessa päässä vilahtelevat sanat menettely, ennakkoselvitys, kuuleminen. Joo, joo, okei, selvä. Niin oudolta kuin se kuulostaakin niin ensimmäinen tunne oli helpotus.

Kuva: Unsplash

Miten mä näin reagoin?

Helpotus siitä, että etätyö loppuu. Helpotus siitä, että enää ei tarvitse samaan aikaa yrittää keskittyä töihin ja lapsen hoitamiseen. Helpotus siitä, että ei tarvitse keksimällä yrittää keksiä peruuntuneiden tapahtumien tilalle verkossa toteutettavia tilaisuuksia, joista pitäisi saada vielä tuottoakin. Helpotusta siitä, että mun ei tarvitse enää osallistua yhteenkään ”näin järjestät hyvän webinaarin”-webinaariin.

Helpotusta siitä, että tämä ns. löysässä hirressä roikkuminen loppuu. Jotenkin tiesin, että lomautus tulee. Yhtiön liiketoiminta koostuu pääasiassa tapahtumista ja minä olen tapahtumatuottaja eikä tapahtumia saa järjestää, joten mitä muuta lopputulos voisi olla. Toivoin kyllä, että ei tulisi. Että olisi muita vaihtoehtoja. Ehdotin toimitusjohtajalle koronatuen hakemista, mutta hän ei reagoinut asiaan mitenkään. Se tuntui oudolta. Minusta se asia olisi ollut hyvä selvittää ennen lomauttamista. Puhelun loppupuolella muistutin asiasta ja kommentti oli ”aivan niin joo, se..”


Tunnetila muuttuu

Parin päivää puhelun jälkeen käytiin läpi lain vaatima ennakkoselvitys.  Etänä toki sekin. Jotenkin siinä tunnetila alkoi muuttua. Varmaankin todellisuus alkoi iskeä tajuntaan. Parin viikon päästä mulla alkais siis kesäloma, joka jatkuu suoraan 90 päivän lomautuksena. Mitä hittoo? Oon 16 viikkoa pois töistä ja palaan syyskuussa, kun tapahtumakausi pitäisi olla kuumimmillaan. Mutta eihän sitä tiedä onko edes.

Sain tiedoksi keskustelussa, että työnantajan mielestä on annettu riittävästi aikaa kehittää korvaavaa toimintaa, jolla saadaan tuottoa ja katetaan kevään taloudelliset menetykset. Koronasta johtuvan poikkeustilan alkaessa suurin osa työajastani meni eri tapahtumien peruutuksiin ja siirtoihin liittyviin toimenpiteisiin. Se ei ihan niin helposti käy, kun monta 2-päiväistä seminaaria peruu ja yrittää löytää niille korvaavan ajan. Hoidat jo ilmoittautuneet, puhujat, muut esiintyjät juontajat, tapahtumapaikat, kuljetukset, tarjoilut, somisteet ja monet muut alihankkijat.  Samalla aloin oma-aloitteisesti perehtyä ja opetella, miten järjestetään laadukkaita ja kiinnostavia verkkotapahtumia, koska näistä ei valitettavasti ollut kokemusta oikeastaan ollenkaan eikä niitä oltu aiemmin järjestetty.

Kuva: Pexels

Kiukkua pukkaa

Että kyllä mua sitten alkoi jurppia. Sekin otti päähän, että olin ollut viikon kipeenä, joten käytännössä omasta mielestäni mulla ei ollut juurikaan ollut aikaa miettiä ja luoda uutta liiketoimintaa. Sairaslomani aikana työni eivät edisty  (joitakin asioita hoidin myös sairaana), koska ei ole sijaisia ja palatessani takaisin oli monta kiireellistä käytännön asiaa odottamassa ja ne oli hoidettava heti. Ensimmäiset maksulliset verkkotapahtumat olivat tulossa toukokuun ensimmäisellä viikolla, ja tarkoituksena oli järjestää kevätkaudella vielä 2-3 muutakin, mutta nehän nyt sitten eivät toteutuisi.

Olin jo aiemmin ilmaissut toimitusjohtajalle, että tarvitsisin tukea tässä muutostilanteessa ja uuden liike-toiminnan luomisessa, mutta sitä en mielestäni ollut riittävästi saanut. Koin koko tilanteen ja vastuun kaatuvan pelkästään minun niskaani. Työnantajani ei ollut valmis tilanteen vaatimaan nopeaan muutokseen käytettävissä olevilla pienillä resursseilla. Ja minusta tuntui, että se kaikki oli minun syytäni ja minut jätettiin yksin selviytymään.

Ymmärrän ja tiedostan varsin hyvin, että henkilöstökulut ovat isoin kuluerä ja melkeinpä ainoa säästökohde. Olisin kuitenkin toivonut inhimillisempää henkilöstöpolitiikkaa ja asioiden selvittämistä ja vaihtoehtojen pohtimista ennen lomautuspäätöksen tekemisistä. Ja kyllä niin mua kiukutti. Oikeastaan kaikki. Tuntui, ettei esimies ymmärrä ollenkaan asioita minun tai minun työni näkökulmasta. Pitäkää tunkkinne. Mä etin uuden paikan. (Toim. huom. vaan mistäpä etsit, kun kaikki muutkin tapahtuma-alalla on lomautettu..)


Nyt tää tilanne on tämä – no can do

Joku jo ehkä arvaa, mitä sitten kävi. Pikkuhiljaa aloin hyväksyä tilanteen. Ei se tulisi muuttumaan, vaikka minä kuinka hannaisin vastaan ja loukkaantuisin lähes joka asiasta, mitä mun pomo sanoo tai tekee. Kiukku laantui, mutta tilalle tuli huolestuminen. Olin omassa työajan suunnittelussa hahmotellut, että teen touko- ja kesäkuussa syksyn tapahtumien suunnittelua ja voin tehdä ne niin pitkälle valmiiksi kuin mahdollista. Lomautuksen kestäessä elokuun loppuun saakka onkin varauduttava siihen, ettei kaikkia syksylle suunniteltuja tapahtumia voida toteuttaa. Joka taas aiheuttaa lisää painetta talouden tasapainottamiseen.

Minulla myös oli oli vähän sellainen tunne, että minun keskeneräisiä työtehtäviäni tullaan siirtämään muille. Näinhän ei voisi toimia, kun lomautukseni perusteena oli se, että työt ovat koronasta johtuen tilapäisesti vähentyneet eikä työnantajalla ole tarjota töitä minulle. Käytännössä kuitenkin kaikenlaista hommaa olisi. Ei ehkä niin paljon kuin normaalisti, mutta olisi kuitenkin. Tein listan kaikista tapahtumista, mitä on tulossa ja mitä toimenpiteitä on niihin liittyen, jotka kuuluvat minun työtehtäviini. Pystyin ihan aistimaan esimieheni hämmennyksen, vaikka etäpalaverissa olimmekin, kun hän tutkaili tekemääni muistiota. Siinä hetkessä hänelle kirkastui, miten paljon vaatii tapahtuman tuottaminen. Että ei se minun homma niin helppoa ja yksinkertaista olekaan ja aika iso lovi tulee, kun minä jään pois. Se oli myös minulle käänteentekevä hetki, kun ymmärsin, mistä kiukkuni johtui. Minulla oli ollut sellainen olo, että olen vain turha kuluerä ja minut on helppo pistää pihalle, kun ei se juurikaan vaikuta mihinkään.

Kuva: Pirve Harakka

Ei aivan zen, mutta ihan jees!

Tuon palaverin jälkeen sekä oma että pomon asenne muuttui ja sitten olinkin jo tiellä kohti sopeutumista. Siiinä kyllä auttoi tosi paljon samassa tilanteessa olevan ystävän tuki. Olemme jo muutenkin kuin sielunsiskoja, joten oli mahtavaa, kun sai jakaa ajatuksiaan ja tuntemuksiaan sellaisen kanssa, joka ymmärtää minua ja ymmärsi tilanteen. Toinen tärkeä kanava käsitellä asiaa oli tapahtuma-alan ammattilaisille tarkoitetun järjestön MPI Finlandin järjestämät lomautettujen vertaistukikeskustelut, jotka toteutettiin Zoomissa. Huomasi, että muilla on ollut samanlaisia kokemuksia ja tuntemuksia. Helpotti kuulla, että en se olekaan vain minä. Ja minun pomo. Parasta oli, että opin uuden termin kuvaamaan tilannettani: kesälomaus. Sehän kuulostaa mukavalta! Eräässä tapahtumia järjestävässä organisaatiosas yksi työntekijöistä oli vahingossa kesälomasta ja lomautuksesta puhuessaan sanonut kesälomaus. Termi oli nopeasti vakiintunut työyhteisössä käyttöön tilanteesta, jossa olet määrätty pitämään kertyneet vuosilomat ja se jatkuu sitten suoraan lomautuksena.

Suhtautumiseni tähän lomautukseen noudatti aika tarkkaan sitä, miten on tutkittu ihmisten reagoivan menetykseen tai muutokseen. Heltin työterveyspsykologi Mari Laari kirjoittaa aiheesta blogissaan.  Ensin iskee lamaannus ja itsensä suojaaminen asialta, sen jälkeen kritiikki ja kiukku, jota seuraa todellisuuteen herääminen. Tämän jälkeen alkaa luopuminen ja vähitellen asian hyväksyminen. Sitten alkavat ajatukset siirtyä uusiin asioihin ja pyrkiä löytämään hyviä puolia. Lopulta löytyy tasapaino.

Lähde: https://heltti.fi/lomautus-tuli-kuinka-tasta-selvitaan/


Onhan tässä valtavasti hyviäkin puolia. Varmasti isoimpana se, että olen vihdoin saanut roikkumaan jääneet opintosuoritukset tehtyä ja aion valmistua nyt! Wuhuu! Minulla meni yamkin suorittamiseen kauemman kuin aikoinaan tradenomin tutkintoon. Myös lapsen kanssa tulee touhuttua yhdessä  enemmän, kun hän on nyt koko kesän pois päiväkodista. Normaalisti kun on useasti huono omatunto siitä, ettei ehdi tarpeeksi leikkiä ja viettää aikaa lapsen kanssa. Lisäksi olen päättänyt keskittyä enemmän itseeni ja löytää aikaa liikkumiselle ja kiinnittää huomiota hyvinvointiini.  Näin myös Mari Laari neuvoo tekemään eli käytä vapautunut aika itsellesi tärkeisiin asioihin, mutta älä vaadi itseltäsi liikaa! Ja hei, mikä ihana aika olla vapaalla – onneksi ei ole marraskuu :D

Onko sinulla vastaavia kokemuksia? Onko lomautus tai sen uhka iskenyt sinuun? Miltä se tuntuu?

Pirve Harakka
kesälomauksella 8.5 lähtien ollut tapahtumatuottaja

8.6.2020

Tapahtuma-ala on kokenut kovia, mutta tästä noustaan vielä!

Olemme eläneet tänä keväänä poikkeuksellisia aikoja. Yhdessä yössä hävisi monelta toimeentulo kokonaan. Mediassa on paljon kirjoitettu ravintola-alan ahdingosta ja matkailubisneksen vaikeuksista, mutta tapahtuma-alaa kohdannutta kriisiä ei ole kovin isosti huomioitu. Ei ainakaan valtion kaavailemien koronatukien osalta. Tapahtuma-ala on kuitenkin yksi eniten koronasta kärsineistä toimialoista, kun kokoontumisrajoitukset ovat iskeneet suoraan alan ytimeen. Kokouksia, konferensseja ja muita tilaisuuksia ei ole voitu järjestää ja tämän on vaikuttanut merkittävästi alan toimintaedellytyksiin.

Kaikki meni tai ainakin melkein
Iltalehden lööppi helmikuu 2012

Matkailu- ja ravintola-alan etujärjestö Mara ry tuo esiin tiedotteessaan, että kongressi- ja tapahtumatoimialan yritykset menettivät huhtikuussa yli 90 % liikevaihdostaan ja henkilöstö on suurelta osin ollut lomautettuna. 

Turun Logomon toimitusjohtaja Päivi Rytsä kertoo Evento-lehden blogissa, että heiltä hävisi 200 tapahtumapäivää, joka vaikuttaa laajasti sekä eri tapahtumissa käytettäviin ammattilaisten toimeentuloon että Turun kaupunkiin, sillä esimerkiksi kongressivieraat tuovat paljon tapahtuman ulkopuolista tuloa paikkakunnalle. 

Sama näkyy Helsingissä. Helsingin Sanomien jutussa Helsingin kaupungin omistaman markkinointiyhtiö Helsinki Marketingin toimitusjohtaja Laura Aalto sanoo, että taloudellinen vaikutus on noin 24 miljoonaa euroa maalis-kesäkuussa toteutumattomista tapahtumista. Kaiken kaikkiaan erilaiset tapaamiset, tapahtumat ja kongressit tuovat Helsinkiin vuodessa arviolta noin 400 miljoonaa euroa.

Erilaisiin tapahtumiin, konsertteihin ja festivaaleihin lippuja välittävän Tiketin toimitusjohtajan Mirva Merimaan mukaan heidän myyntinsä on tippunut 95 % koronan takia. Tiketin liikevaihdosta iso osa tulee normaalisti kesän aikana, jolloin järjestetään isoja festivaaleja, mutta tänä vuonna niitä ei ole. Tapahtuma-alan toipuminen kestää pitkään, jopa vuoteen 2023 asti, sanoo Merimaa Suomen Yrittäjien verkkouutisessa toukokuussa. 

Kesän isot tapahtumat ja festivaalit on peruttu. Provinssirock, Ruisrock, Pori Jazz ja Suomi Areena, Savonlinnan Oopperajuhlat, Seinäjoen Tangomarkkinat, Flow-festivaali, Kuhmon Kamarimusiikki ja Sulkavan suursoudut. Mitään näitä järjestetä tänä vuonna. Flow-festivaalin taiteellinen johtaja on syystäkin kauhuissaan YLEn uutisessa.

”Onhan tämä ihan katastrofi. Korona yllätti. Hyvin harva on osannut tällaiseen varautua. Varmasti tullaan näkemään myös konkursseja. On paljon ihmisiä, joilta työt ovat loppuneet kokonaan."

 Tuomas Kallio, Flow-festivaali

Tapahtuma-alan merkitystä ei ole tunnistettu meillä eikä Euroopassa

Koronan vaikutukset tapahtuma-alaan ovat erittäin isot eivätkä kohdistu vain tapahtumanjärjestäjiin, vaan laajasti erilaisiin niihin liittyviin palveluntarjoajiin, alihankkijoihin ja muihin ammattilaisiin. Silti on niin, että päättäjät ja viranomaiset eivät ole osanneet erilaisia tukitoimenpiteitä ja koronasta selviytymistä pohtiessaan miettiä,  mitä erityistoimenpiteitä alalla tarvitaan. Tämä johtuu varmasti osittain alan pirstaleisuudesta sekä siitä, ettei sitä oikeastaan ole tunnistettu omaksi toimialakseen. 

Näin on myös muualla Euroopassa. Osallistuin 8.4.2020 webinaariin, jossa eurooppalaisten tapahtuma-alan medioiden edustajat kokoontuivat pohtimaan koronan vaikutuksia omassa maassaan. Sivuhuomiona täytyy todeta, että teknisesti kyseinen tapahtuma ei ollut ollenkaan onnistunut. Äänet rätisivät, kaikuivat ja kiersivät, kaikkia puhujia ei saatu linjoille, puhujilla oli muita ääniä päällä ja esimerkiksi saapuvien viestien äänet kuuluivat lähetykseen ja erään puhujan kohdalla aina, kun hän sai puheenvuoron, ääni katosi ja sitten hetken päästä hän huuteli muiden päälle, kun ei kuullut heitä. Moneen kertaan mietin, että nyt kyllä lopetan, kun niin kovasti piti pinnistellä, jotta huomio säilyi asiassa. Asia kuitenkin kiinnosti, joten jatkoin, mutta tässä webinaarissa toteutui niin moni negatiivien asia, joka pitäisi olla kunnossa verkkotapahtumissa ja tarkistaa etukäteen sekä ohjeistaa puhujia. Ärsytti kyllä kovasti, niin paljon, että piti vielä tässäkin purnata. Ja tässä kiteytyi yksi syy, miksi en ole webinaarien iso fani. Tai ainakin niiltä nykyään vaatii huomattavasti enemmän, mutta se on jo ihan toisen tarinan paikka ja siitä Karoliina Pirkkanen bloggasikin tänne juuri pari päivää sitten.

No, mutta takaisin asiaan - lähes kaikki puhujat kertoivat, että tapahtuma- ja kokousalaa ei tunnisteta omaksi toimialakseen eikä ymmärretä sen merkitystä tai sitä miten paljon korona on alan toimijoihin vaikuttanut. Ainoastaan Hollannissa on kohdennettu toimenpiteitä suoraan tapahtuma-alalle. Tämän lisäksi webinaarissa mainittiin Tanska, jossa tapahtuman järjestäjät saavat erityistä tukea. Webinaari on kuunneltavissa täällä (esityskieli englanti) : https://www.eventoplus.com/webinar/ (skrollaa sivua alas, sivulla ovat webinaarit aikajärjestyksessä uusimmasta vanhimpaan). 

Tapahtuma-ala on kuitenkin myös Suomessa merkittävä työllistäjä ja sen talousvaikutukset ulottuvat laajalle. Kati Kuusisto New Work Agencystä on tutkinut tapahtuma-alaa ja kuvannut tapahtuma-alan ekosysteemin, joka on esitetty alla olevassa kuvassa. Se tuo hiukan konkretiaa siihen, miten isosta ja vaikuttavasta alasta on kyse. Aina ei edes tiedetä  mistä puhutaan, kun puhutaan tapahtumista ja tapahtuma-alasta. Siihen kuuluvat mm. kokoukset, seminaarit ja kongressit, messut, festivaalit ja kulttuuritapahtumat, yritystapahtumat ja urheilutapahtumat. Kaikkiin näihin liittyy vielä erilaisia palveluntarjoajia, kuten tekniikka ja rakenteet, tapahtumapaikat, logistiikka, turvallisuus, markkinointi, catering ja anniskelupalvelut, puhujat ja esiintyjät, somistus. Eikä tässäkään ole vielä kaikki. Tapahtumien takia yleensä matkustetaan ja käytetään kuljetus- ja majoituspalveluita. Vaikutukset ovat siis varsin laajat sekä talouteen että työllisyyteen.


Lähde: Evento 3/2020

Toivoa ei ole menetetty

Vaikka ala on suurissa vaikeuksissa, ei toivoa ole menetetty. HUMAKin lehtori Sanna Pekkinen kirjoittaa samasta webinaarista omassa blogissaan ja toteaa, että tapahtuma-alan median edustajat eivät ole vaipuneet epätoivoon, vaan heistä ja heidän puheistaan välittyy luottamus tulevaisuuteen. Jaan tämä saman näkemyksen itsekin ja se on itse asiassa yhdistävä tekijä lähes kaikille tässä blogissa mainituille tahoille: vahva usko tapahtuma-alan uuteen nousuun ja vielä parempaan huomiseen. Ihmisten halu kohdata ei ole kadonnut minnekään. Ihminen tarvitsee muita ihmisiä ja yhteinen kokemus sitouttaa paremmin. Livetilanteessa vuorovaikutus syntyy helpommin ja haluttu viesti jää mieleen paremmin.

”Varmasti meistä jokainen on kyllästynyt koronakriisin jälkeen live striimeihin.

 Inhimillisen kohtaamisen tarve ei tule poistumaan” 
Laura Aalto, Helsinki Marketing

Samanlaiseen maailmaan tuskin palataan ja tapahtuma-alalla tulee miettiä tarkemmin esimerkiksi, miten tapahtumissa ja niiden järjestämisessä huomioidaan vastuullisuus ja ekologisuus. Myös turvallisuus nousee yhä tärkeämmäksi seikaksi tapahtumissa. Digitaalisuus on monessa mielessä ottanut ison loikan ja jatkossa verkossa varmasti toteutetaan enemmän kokouksia ja tapahtumia. Erityisesti jalansijaa tulevat saamaan hybriditapahtumat, joissa yhdistyvät eri tavoin sekä virtuaalinen että paikan päällä osallistuminen. Tapahtuma-ala muuttaa muotoaan, mutta perustarpeet pysyvät: ihminen tarvitsee ruokaa ja juomaa, turvallisen olon sekä yhteyden muihin ihmisiin.

”Uskon, että koronakriisi tuo myös tapahtuma-alalle uusia ja erilaisia tapoja  toimia.  Mutta vaikka tavat toimia ehkä muuttuvat, ihmisten tarve kohtaamisille ei häviä.  Kun koronakriisi on selätetty, tapahtuma-ala nousee jaloilleen.” 
Päivi Rytsä, Logomo

Yhdessä tästä(kin) selvitään!

Sitähän sanotaan, että ei niin pahaa, ettei jotakin hyvääkin. Niin tässäkin. Tapahtuma-ala on aktivoitunut ja lähestynyt maan päättäjiä ja viranomaisia omilla lausunnoillaan, kannanotoillaan ja ehdotuksillaan. Lisäksi on huomattu tarve sekä tiiviimpään yhteistyöhön että saada oma ääni paremmin kuuluville. Tapahtuma-alalle onkin syntymässä uusi edunvalvontajärjestö Tapahtumateollisuus ry, jonka tavoitteena on saada tapahtuma-ala yhteiskunnallisesti tunnistetuksi. Tällöin on mahdollista paremmin vaikuttaa alan toimintaedellytyksiin ja arvostukseen.  Ainakin valtion lisätalousarviossa on huomioitu kulttuuritapahtumat ja opetus- ja kulttuuriministeriön momentilta myönnetään 9,6 miljoonalla eurolla avustuksia koronan takia peruuntuneiden tai ennakoitua pienempinä toteutuvien kulttuuritapahtumien tukemiseen. Jää nähtäväksi, mitä tämä käytännössä tarkoittaa, mutta jotakin helpotusta tukalaan tilanteeseen on tulossa.



Pirve Harakka
Tapahtumatuottaja, joka uskoo aitojen kohtaamisten voimaan.

"People will forget what you said, people will forget what you did,
but people will never forget how you made them feel."
Mary Angelou

5.6.2020

Hajatelmia virtuaalitapahtumista

Virtuaalisten kohtaamisten määrä on räjähtänyt käsiin tänä keväänä, senhän me jokainen olemme huomanneet. Kulttuuritapahtumia on kiirehditty järjestämään digitaalisesti, kun live-esitykset on peruttu. Osa - kuten vappuna nähty JVG-yhtyeen virtuaalikeikka Helsinki-kanavalla - keräsi satojatuhansia katsojia. En itse ole järjestänyt vielä ainoatakaan julkista verkkotapahtumaa, joten pohdin aihetta vain omien kokemusteni perusteella.

Osallistujan näkökulmasta virtuaalitapahtumat ovat osoittaneet tarpeellisuutensa muun muassa siksi, että niihin on suhteellisen helppoa hypätä mukaan kotisohvalta, kun tekniset perusteet ovat jotenkuten hyppysissä. Olen tänä keväänä esimerkiksi osallistunut Facebookissa, Zoomissa ja Youtubessa järjestetyille Kansallispukumessuille, kuunnellut kotisohvalta lempiyhtyeeni Rajattoman keikkaa Savoystä, osallistunut koiranomistajana nenätyöskentelyluennolle ja myös ostanut jäljestyksen virtuaalikurssin.

Mitä näistä kaikista sitten irti sai? Mihin kulutin rahaa ja miksi? En suinkaan niihin, joissa osallistujia oli eniten - vappuhulinatkin olivat ilmaisia, vaikka tarjosivat todella korkeatasoisia nimiä. Maksoin pienen osallistumissumman kolmen tunnin koirankoulutusluennosta Youtubessa. Kansallispukumessuilla ohjelma oli ilmainen, mutta messujen tapaan järjestäjiä tuettiin shoppailemalla virtuaalisilla messuosastoilla Facebookin kautta. Jännittävää on, että messuja ei olisi edes järjestetty “livenä”, mutta ne polkaistiin pystyyn erään Facebook-yhteisön perustamisen 10-vuotisjuhlan kunniaksi täysin talkoovoimin muutamassa viikossa. Voi vain ihailla sitä sitoutuneisuutta millä happening toteutettiin - päivän alku- ja loppujuontoineen, työnäytöksineen, zoomkahvihetkineen, graafisine ilmeineen päivineen. Yllätyin, miten “messumeininki” digitaalisestikin koukutti. Mistähän se syntyi - ehkä sitoutumisesta tapahtuman teemaan?

Valitettavasti lienee paljon sellaistakin tarjontaa, joka on toteutettu vain “koska voidaan” tai “koska on pakko jotakin toteuttaa” - miettimättä yleisön taitoja ja tarpeita sen enempää.

Virtuaalitapahtumat (ja ennen kaikkea -tapaamiset) ovat kuitenkin tulleet jäädäkseen. Omassa työyhteisössäni tiedän jo, että melko varmasti virtuaalivalikoimaan jäävät yhteiset joka toinen viikko järjestettävät aamukahvit, joille on kevään mittaan kokoontunut usein kerrallaan yli sata kollegaa - se on määrä, jonka saaminen fyysisesti samaan tilaan yhtä aikaa samojen asioiden äärelle on suurin piirtein mahdotonta livenä mutta joka on toiminut Teamsissa erinomaisesti. Olen kuitenkin pohtinut sitä, miten verkkotapahtumat olisivat saavutettavia esimerkiksi vanhemmilleni - miten osallistumiskynnystä voidaan laskea mahdollisimman matalaksi - ajasta, varallisuudesta, taidoista riippumattomaksi? (Virtuaali)kävijälle jo ennalta tuttu ympäristö lienee monessa kohtaa yksi tärkeä menestysseikka; on helpompi klikata “liity” tai “osallistu”, kun ympäristö on sellainen, jossa muutenkin pyörit. Johan sen sanoo maalaisjärkikin; mitä tutumpi miljöö, sitä kotoisampi tunnelma ja matalampi kynnys. Mitä enemmän uutta teknistä opeteltavaa, sitä enemmän epävarmuustekjöitä - ja kynnys vain kohoaa.

Helsinki Method for Meetings and Events
Järjestäjän näkökulmasta virtuaalimaailmaan hyppääminen tietenkin vaatii hiukan monimutkaisempaa prosessia. Työkaluja ja alustoja tähän on. Hiljattain osallistuin mm. Helsingin kaupungin järjestämään webinaariin, jossa esiteltiin virtuaalitapahtumien suunnitteluun tarkoitettu Helsinki Method for Meetings and Events -työkalu. Sitä käyttäen ideoimme seminaarin aikana kaupungille virtuaalilakkiaisia. Periaate oli brainstromata tapahtuman peruselementit yhteisöllisesti, virtuaaliympäristössä, jotta tapahtumaa voidaan joko lähteä itse toteuttamaan tai toteutusta kilpailuttamaan. Aivan ensin pohdittiin juurta jaksaen, miksi tapahtuma järjestetään - sitten kenelle, ja mitä yleisö tapahtumalta oikeasti odottaa tai haluaa, ja hyvin paljon myös sitä miten voidaan ottaa haluttu kohderyhmän mukaan tapahtuman suunnitteluun. Työkalu perustuu yhteisölliseen ideointiin. Sen juuret ovat kaupunkistrategiassa, jonka ytimessä ovat avoimuus, osallistavuus, turvallisuus ja luottamus. Kaikkia näitä heijasti tämä työkalu, joka on siis kenelle tahansa tapahtuman järjestäjälle käytettävissä.

- Fasilitointi ja onnistunut viestintä ovat tärkeitä tekijöitä virtuaalitapahtuman onnistumisessa. “Ihmiset ovat sisältö”, meidän tulee tietää keitä yleisössä on ja miten heitä palvellaan. Mikä on heidän suhteensa toimijaan tai aiheeseen - mikä on heidän intohimonsa, ymmärryksensä tai ennakkotietonsa aiheesta? Paljonko aikaa ja rahaa me heiltä haluamme - entä minkälaiset tekniset taidot heillä on?, kehottivat menetelmää kaupungin kanssa yhteistyössä työstäneet Ghost Companyn edustajat Jussi Tapio ja Miikka Leinonen miettimään - monen muun asian lisäksi.

Kynnys samaan aikaan ylhäällä ja alhaalla

Näinä aikoina kuka tahansa voi perustaa virtuaalitapahtuman, ja skaala ulottuu Instalive- tai Facebook live -esityksistä huikeisiin, monimutkaisin virtuaaliympäristöihin. Sitä mukaa kun tarjonta ja kokemukset lisääntyvät, myös ihmisten odotukset virtuaalitapahtumia kohtaan kasvavat. Toisaalta myös kynnys erilaisiin virtuaalikinkereihin osallistumiseen voi olla nyt alhaisempi kuin koskaan - ja samalla kynnys maksaa mistään etänä tarjottavasta korkealla. Digitaalisen tapahtuman suunnittelu on oma prosessinsa, eikä esimerkiksi konserttia ei voi sellaisenaan ykskaks siirtää verkkoon vaan tietyt reunaehdot on huomioitava - ja myös sisältöä useimmiten miettiä uudesta kulmasta. Tavoitteet - fyysiset tai imagollisetkaan - eivät voi olla samat tavoitteet kuin fyysisesti järjestetyssä tapahtumassa. Hyviä vinkki- ja muistilistoja netistä löytyy, ja myös Haaga-Helia on tarttunut koronahaasteeseen kokoamalla virtuaalitapahtuman järjestämisen oppaan. Siinä esitetään muistilista, jonka teemat nousevat esiin monessa muussakin aihetta liippaavassa kirjoituksessa.
  • Mieti ensin, miksi
  • Älä replikoi livetapahtumaa - suunnittele virtuaalitapahtuma erikseen juuri sellaiseksi.
  • Kaikkea ei tarvitse osata itse - ulkoista tekniikka, isännät ja emännät jne.
  • Kartoita ja suunnittele kokemus ja kanavat sekä vuorovaikutteisuus osallistujan kannalta
  • Ei kannata innostua “tekniikasta tekniikan vuoksi” vaan suunnitella ensin sisältö huolella ja sitten valita siihen sopivimmat digitaaliset vaihtoehdot
Ethän aliarvioi?

Virtuaalitapahtuma vaatii henkilöstöltä - ja tietenkin taiteilijalta - uudenlaisia taitoja. Esiintyjältä virtuaali”shown” vetäminen on kuin soittaisi tyhjälle katsomolle; on opeteltava olemaan läsnä jollekulle, jota et näe. Tämä ei tulle kaikille luonnostaan vaan sitäkin pitää erikseen harjoitella: miten puhua kameralle koukuttavasti tai tiivistää sanoma yleisölle, joka ei jaksa istua ruutunsa ääressä yhtä kauaa kuin teatterikatsomossa?

Virtuaalitapahtuma on eri juttu kuin webcast - katsojan kutsuminen tallennetta tuijottamaan ei ole virtuaalitapahtuma, toteaa tapahtumatoimisto Tapauksen toimitusjohtaja Timo Aalto Markkinointi & Mainonta- lehden haastattelussa.

Tallenne tulisi erottaakin tapahtumasta, ja Aalto vertaa onnistunutta virtuaalitapahtumaa telkkariohjelmaan; ammattimainen isännöinti tai emännöinti on tärkeää. Lisäksi tulisi muistaa keskustelun moderointi ja tekninen tuki ja huomioida ne monen monituiset tilanteet, joissa yleisö on; osallistuminen (ja keskittyminen) voi olla kotikatsomossa huomattavasti katkonaisempaa kuin yleisöllä, joka on vaikkapa intiimissä konserttisalissa kuuntelemassa sooloartistin esitystä. (montakohan kertaa olen itsekin hypännyt verkkokokouksesta tai -luennolta kesken nappaamaan viereeni kupin kahvia, samalla päästänyt koiran ulos ja nostanut pari lasten rojua lattialta talteen lattialta).

Tilanteessa, jossa livetapahtumia ei yksinkertaisesti ole ollut, toisaalta myös tarve mille tahansa sosiaaliselle kohtaamiselle on monella introvertimmallakin kulttuurin kuluttajalla suuri ja voi ehkä olla, että tapahtuman sisällöllä ei niin edes ole väliä - pääasia, että pääsee tapaamaan muita. Näin toteaa myös monelle kevään aikana tutuksi tulleen Karanteeniklubi-sivuston perustaja Kristian Schmidt.

– Ei ihmisen tarve olla sosiaalinen katoa minnekään, hän toteaa.

Jännittäväksi nähtäväksi jää, minkälaisella aikataululla ns “normaali” kulttuurin livekulutus palautuu ennalleen - ja palautuuko. Vai jääkö osa kulttuurin kulutuksesta joka tapauksessa digimaailmaan, muun muassa sen helppouden vuoksi? Entä minkälaisia ansaintalogiikoita kulttuurin tuottajat tässä tilanteessa keksivät?

Kirjoituksia:

Virtuaalitapahtumien kysyntä harppasi kasvuun – ”Osallistujat pitää oikeasti ottaa mukaan eikä vain seuraamaan videota” (Tapahtumatoimisto Tapauksen toimitusjohtaja Timo Aalto Maarit Alkulan haastateltavana. Markkinointi & Mainonta, verkkoartikkeli 18.3.2020, luettu 10.5.2020)

Haaga-Helian kokoama opas virtuaalitapahtuman järjestämiseen

Helsinki Method for Meetings Howspace-alustalla

DJ-vetoisia bileitä, synkkää tanssimusiikkia ja esitelmiä ydinvoimasta: Virtuaalitapahtumia järjestetään nyt tiuhaan tahtiin (Jussi Mankkinen, Yle Uutiset 21.3., luettu 16.4.2020)

Wolttigoup.fi: Vinkit onnistuneen online-tapahtuman järjestämiseen (luettu 3.5.2020)