Osallistujan näkökulmasta virtuaalitapahtumat ovat osoittaneet tarpeellisuutensa muun muassa siksi, että niihin on suhteellisen helppoa hypätä mukaan kotisohvalta, kun tekniset perusteet ovat jotenkuten hyppysissä. Olen tänä keväänä esimerkiksi osallistunut Facebookissa, Zoomissa ja Youtubessa järjestetyille Kansallispukumessuille, kuunnellut kotisohvalta lempiyhtyeeni Rajattoman keikkaa Savoystä, osallistunut koiranomistajana nenätyöskentelyluennolle ja myös ostanut jäljestyksen virtuaalikurssin.
Mitä näistä kaikista sitten irti sai? Mihin kulutin rahaa ja miksi? En suinkaan niihin, joissa osallistujia oli eniten - vappuhulinatkin olivat ilmaisia, vaikka tarjosivat todella korkeatasoisia nimiä. Maksoin pienen osallistumissumman kolmen tunnin koirankoulutusluennosta Youtubessa. Kansallispukumessuilla ohjelma oli ilmainen, mutta messujen tapaan järjestäjiä tuettiin shoppailemalla virtuaalisilla messuosastoilla Facebookin kautta. Jännittävää on, että messuja ei olisi edes järjestetty “livenä”, mutta ne polkaistiin pystyyn erään Facebook-yhteisön perustamisen 10-vuotisjuhlan kunniaksi täysin talkoovoimin muutamassa viikossa. Voi vain ihailla sitä sitoutuneisuutta millä happening toteutettiin - päivän alku- ja loppujuontoineen, työnäytöksineen, zoomkahvihetkineen, graafisine ilmeineen päivineen. Yllätyin, miten “messumeininki” digitaalisestikin koukutti. Mistähän se syntyi - ehkä sitoutumisesta tapahtuman teemaan?
Valitettavasti lienee paljon sellaistakin tarjontaa, joka on toteutettu vain “koska voidaan” tai “koska on pakko jotakin toteuttaa” - miettimättä yleisön taitoja ja tarpeita sen enempää.
Virtuaalitapahtumat (ja ennen kaikkea -tapaamiset) ovat kuitenkin tulleet jäädäkseen. Omassa työyhteisössäni tiedän jo, että melko varmasti virtuaalivalikoimaan jäävät yhteiset joka toinen viikko järjestettävät aamukahvit, joille on kevään mittaan kokoontunut usein kerrallaan yli sata kollegaa - se on määrä, jonka saaminen fyysisesti samaan tilaan yhtä aikaa samojen asioiden äärelle on suurin piirtein mahdotonta livenä mutta joka on toiminut Teamsissa erinomaisesti. Olen kuitenkin pohtinut sitä, miten verkkotapahtumat olisivat saavutettavia esimerkiksi vanhemmilleni - miten osallistumiskynnystä voidaan laskea mahdollisimman matalaksi - ajasta, varallisuudesta, taidoista riippumattomaksi? (Virtuaali)kävijälle jo ennalta tuttu ympäristö lienee monessa kohtaa yksi tärkeä menestysseikka; on helpompi klikata “liity” tai “osallistu”, kun ympäristö on sellainen, jossa muutenkin pyörit. Johan sen sanoo maalaisjärkikin; mitä tutumpi miljöö, sitä kotoisampi tunnelma ja matalampi kynnys. Mitä enemmän uutta teknistä opeteltavaa, sitä enemmän epävarmuustekjöitä - ja kynnys vain kohoaa.
Helsinki Method for Meetings and Events
Järjestäjän näkökulmasta virtuaalimaailmaan hyppääminen tietenkin vaatii hiukan monimutkaisempaa prosessia. Työkaluja ja alustoja tähän on. Hiljattain osallistuin mm. Helsingin kaupungin järjestämään webinaariin, jossa esiteltiin virtuaalitapahtumien suunnitteluun tarkoitettu Helsinki Method for Meetings and Events -työkalu. Sitä käyttäen ideoimme seminaarin aikana kaupungille virtuaalilakkiaisia. Periaate oli brainstromata tapahtuman peruselementit yhteisöllisesti, virtuaaliympäristössä, jotta tapahtumaa voidaan joko lähteä itse toteuttamaan tai toteutusta kilpailuttamaan. Aivan ensin pohdittiin juurta jaksaen, miksi tapahtuma järjestetään - sitten kenelle, ja mitä yleisö tapahtumalta oikeasti odottaa tai haluaa, ja hyvin paljon myös sitä miten voidaan ottaa haluttu kohderyhmän mukaan tapahtuman suunnitteluun. Työkalu perustuu yhteisölliseen ideointiin. Sen juuret ovat kaupunkistrategiassa, jonka ytimessä ovat avoimuus, osallistavuus, turvallisuus ja luottamus. Kaikkia näitä heijasti tämä työkalu, joka on siis kenelle tahansa tapahtuman järjestäjälle käytettävissä.
- Fasilitointi ja onnistunut viestintä ovat tärkeitä tekijöitä virtuaalitapahtuman onnistumisessa. “Ihmiset ovat sisältö”, meidän tulee tietää keitä yleisössä on ja miten heitä palvellaan. Mikä on heidän suhteensa toimijaan tai aiheeseen - mikä on heidän intohimonsa, ymmärryksensä tai ennakkotietonsa aiheesta? Paljonko aikaa ja rahaa me heiltä haluamme - entä minkälaiset tekniset taidot heillä on?, kehottivat menetelmää kaupungin kanssa yhteistyössä työstäneet Ghost Companyn edustajat Jussi Tapio ja Miikka Leinonen miettimään - monen muun asian lisäksi.
Kynnys samaan aikaan ylhäällä ja alhaalla
Näinä aikoina kuka tahansa voi perustaa virtuaalitapahtuman, ja skaala ulottuu Instalive- tai Facebook live -esityksistä huikeisiin, monimutkaisin virtuaaliympäristöihin. Sitä mukaa kun tarjonta ja kokemukset lisääntyvät, myös ihmisten odotukset virtuaalitapahtumia kohtaan kasvavat. Toisaalta myös kynnys erilaisiin virtuaalikinkereihin osallistumiseen voi olla nyt alhaisempi kuin koskaan - ja samalla kynnys maksaa mistään etänä tarjottavasta korkealla. Digitaalisen tapahtuman suunnittelu on oma prosessinsa, eikä esimerkiksi konserttia ei voi sellaisenaan ykskaks siirtää verkkoon vaan tietyt reunaehdot on huomioitava - ja myös sisältöä useimmiten miettiä uudesta kulmasta. Tavoitteet - fyysiset tai imagollisetkaan - eivät voi olla samat tavoitteet kuin fyysisesti järjestetyssä tapahtumassa. Hyviä vinkki- ja muistilistoja netistä löytyy, ja myös Haaga-Helia on tarttunut koronahaasteeseen kokoamalla virtuaalitapahtuman järjestämisen oppaan. Siinä esitetään muistilista, jonka teemat nousevat esiin monessa muussakin aihetta liippaavassa kirjoituksessa.
- Mieti ensin, miksi
- Älä replikoi livetapahtumaa - suunnittele virtuaalitapahtuma erikseen juuri sellaiseksi.
- Kaikkea ei tarvitse osata itse - ulkoista tekniikka, isännät ja emännät jne.
- Kartoita ja suunnittele kokemus ja kanavat sekä vuorovaikutteisuus osallistujan kannalta
- Ei kannata innostua “tekniikasta tekniikan vuoksi” vaan suunnitella ensin sisältö huolella ja sitten valita siihen sopivimmat digitaaliset vaihtoehdot
Virtuaalitapahtuma vaatii henkilöstöltä - ja tietenkin taiteilijalta - uudenlaisia taitoja. Esiintyjältä virtuaali”shown” vetäminen on kuin soittaisi tyhjälle katsomolle; on opeteltava olemaan läsnä jollekulle, jota et näe. Tämä ei tulle kaikille luonnostaan vaan sitäkin pitää erikseen harjoitella: miten puhua kameralle koukuttavasti tai tiivistää sanoma yleisölle, joka ei jaksa istua ruutunsa ääressä yhtä kauaa kuin teatterikatsomossa?
Virtuaalitapahtuma on eri juttu kuin webcast - katsojan kutsuminen tallennetta tuijottamaan ei ole virtuaalitapahtuma, toteaa tapahtumatoimisto Tapauksen toimitusjohtaja Timo Aalto Markkinointi & Mainonta- lehden haastattelussa.
Tallenne tulisi erottaakin tapahtumasta, ja Aalto vertaa onnistunutta virtuaalitapahtumaa telkkariohjelmaan; ammattimainen isännöinti tai emännöinti on tärkeää. Lisäksi tulisi muistaa keskustelun moderointi ja tekninen tuki ja huomioida ne monen monituiset tilanteet, joissa yleisö on; osallistuminen (ja keskittyminen) voi olla kotikatsomossa huomattavasti katkonaisempaa kuin yleisöllä, joka on vaikkapa intiimissä konserttisalissa kuuntelemassa sooloartistin esitystä. (montakohan kertaa olen itsekin hypännyt verkkokokouksesta tai -luennolta kesken nappaamaan viereeni kupin kahvia, samalla päästänyt koiran ulos ja nostanut pari lasten rojua lattialta talteen lattialta).
Tilanteessa, jossa livetapahtumia ei yksinkertaisesti ole ollut, toisaalta myös tarve mille tahansa sosiaaliselle kohtaamiselle on monella introvertimmallakin kulttuurin kuluttajalla suuri ja voi ehkä olla, että tapahtuman sisällöllä ei niin edes ole väliä - pääasia, että pääsee tapaamaan muita. Näin toteaa myös monelle kevään aikana tutuksi tulleen Karanteeniklubi-sivuston perustaja Kristian Schmidt.
– Ei ihmisen tarve olla sosiaalinen katoa minnekään, hän toteaa.
Jännittäväksi nähtäväksi jää, minkälaisella aikataululla ns “normaali” kulttuurin livekulutus palautuu ennalleen - ja palautuuko. Vai jääkö osa kulttuurin kulutuksesta joka tapauksessa digimaailmaan, muun muassa sen helppouden vuoksi? Entä minkälaisia ansaintalogiikoita kulttuurin tuottajat tässä tilanteessa keksivät?
Kirjoituksia:
Virtuaalitapahtumien kysyntä harppasi kasvuun – ”Osallistujat pitää oikeasti ottaa mukaan eikä vain seuraamaan videota” (Tapahtumatoimisto Tapauksen toimitusjohtaja Timo Aalto Maarit Alkulan haastateltavana. Markkinointi & Mainonta, verkkoartikkeli 18.3.2020, luettu 10.5.2020)
Haaga-Helian kokoama opas virtuaalitapahtuman järjestämiseen
Helsinki Method for Meetings Howspace-alustalla
DJ-vetoisia bileitä, synkkää tanssimusiikkia ja esitelmiä ydinvoimasta: Virtuaalitapahtumia järjestetään nyt tiuhaan tahtiin (Jussi Mankkinen, Yle Uutiset 21.3., luettu 16.4.2020)
Wolttigoup.fi: Vinkit onnistuneen online-tapahtuman järjestämiseen (luettu 3.5.2020)
Hei Karoliina, samaa teemaa olen itsekin pyöritellyt ja olin aikeissa kirjoittaakin teemalla virtuaali vs. live. Itse uskon vakaasti livetapahtumien voimaan, vaikka tällä pakon edessä digitalisoitumisella on paljon hyviäkin puolia. Virtuaalisuus tarjoaa lisää vaihtoehtoja, mutta ei voi korvata livetapahtumia.
VastaaPoistaJa tosiaan alkuvaiheessa varmasti meni läpi "huonompikin" webinaari tai muu verkkotilaisuus, mutta kynnys on kyllä itsellä noussut sekä tuottajana että kuluttajana. Perushyvä ei riitä. Erityisesti, jos kyseessä on maksullinen verkkototeutus. Paljon hyviä pointteja tässä, joista olen samaa mieltä ja Aallon esille nostamat asiat tuossa M&M:n jutussa ovat tärkeitä huomoita.
Tuotan pääasiassa maksullisia seminaareja ja koulutuksia. Mietityttää kyllä paljon, kun nyt on ollut niin paljon maksutonta tarjontaa, että miten ihmiset saadaan maksamaan siitä? Hyvän virtuaalitapahtuman tuottaminen vaatii osaamisen lisäksi aika paljon tekniikkaa ja se taas maksaa. No, olen nyt lomautettuna, joten minulla tässä koko kesä aikaa miettiä tätä..
Minua ilahduttaa etänä tarjottavien, maksuttomien kulttuuripalveluiden valikoiman monipuolistuminen ja kulttuurin alueellisen saavutettavuuden parantuminen, kun palvelu ei ole enää sidottu aikaan tai paikkaan.
VastaaPoistaPalveluiden lisääntyneen tarjonnan rinnalla myös tekniset tavat välittää sisältöä ovat monipuolistuneet ja samalla kulttuuri on tullut sinne, missä ihmisetkin ovat koronakeväänä olleet; koteihin, verkkoalustoille ja sosiaaliseen mediaan.
Kehotus suunnitella virtuaalitapahtuma erikseen juuri sellaiseksi, ei vain vastineeksi live-toteutukselle, on tärkeä pointti. Uskon, että etäosallistuminen ja virtuaalinen kulttuurin kokeminen ovat tulleet kulttuurialalle pysyvästi, koska ne antavat paljon mahdollisuuksia täydentää livekokemusta tai tuottaa aivan uudenlaisia, yhteisöllisiä elämyksiä.
Virtuaalituotantoihin liittyvä kysyntä lisännee myös tapahtuma-alan alihankintapalveluita, jotka helpottavat tämäntyyppisten tapahtumien toteuttamista (streamaus, pelillistäminen...).